Work Smarter, Not Harder – Để Một Ngày Làm Việc Trở Nên Hiệu Quả Hơn

12 Tháng Năm 2022
in: Góc Chia Sẻ

Bạn có thường thấy ngày làm việc của mình mất kiểm soát không? Bạn bắt đầu mỗi ngày với kế hoạch hoàn thành rất nhiều việc, nhưng ngay sau đó nhận thấy mình trở nên mất tập trung, tập trung vào các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp và đơn giản là trì hoãn. Vậy làm thế nào để bạn có thể giành lại quyền kiểm soát thời gian của mình? Nếu bạn có một danh sách lịch làm việc rõ ràng có lẽ sẽ tốt hơn.

Cách tốt nhất để cấu trúc ngày của bạn

Một nghiên cứu được thực hiện gần đây bởi Draugiem Group đã sử dụng một ứng dụng máy tính để theo dõi thói quen làm việc của nhân viên. Cụ thể, ứng dụng đã đo lượng thời gian mọi người dành cho các nhiệm vụ khác nhau và so sánh điều này với mức năng suất của họ.

Khi đo hiệu suất quá trình làm việc, nhà nghiên cứu phát hiện ra rằng, thời lượng làm việc của ngày không quan trọng; điều quan trọng là cách mọi người cấu trúc ngày của họ. Đặc biệt, những người theo quy tắc về việc nghỉ giải lao ngắn ngày có năng suất cao hơn nhiều so với những người làm việc nhiều giờ hơn.

Thời gian làm việc lý tưởng là 52 phút và sau đó là 17 phút nghỉ ngơi. Những người duy trì lịch trình này có mức độ tập trung duy nhất trong công việc của họ. Trong khoảng một giờ tại một thời điểm, họ đã tận tâm 100% cho nhiệm vụ mà họ cần hoàn thành. Họ đã không kiểm tra Facebook hoặc bị phân tâm bởi e-mail.

Bộ não của bạn muốn hoạt động một giờ, nghỉ 15 phút

Những người đã khám phá ra tỷ lệ năng suất kỳ diệu này đã đè bẹp sự cạnh tranh của họ vì họ khai thác được nhu cầu cơ bản của tâm trí con người: não hoạt động tự nhiên với năng lượng cao (khoảng một giờ) sau đó là năng lượng thấp (15–20 phút).

Đối với hầu hết chúng ta, sự suy giảm và dòng chảy tự nhiên của năng lượng khiến chúng ta dao động giữa các giai đoạn tập trung năng lượng cao, sau khi làm việc kém hiệu quả thì mức độ tập trung của chúng ta giảm sút đáng kể, và cơ thể muốn vào trạng thái nghỉ ngơi.

Cách tốt nhất để đánh bại tình trạng kiệt sức và phiền nhiễu là cố ý về ngày làm việc của bạn. Thay vì cố gắng làm việc một giờ, chống chọi với sự mất tập trung và mệt mỏi, khi năng suất của bạn bắt đầu sụt giảm, hãy coi đây là dấu hiệu cho thấy đã đến lúc phải nghỉ ngơi.

Nghỉ ngơi thực sự dễ dàng hơn khi bạn biết nó sẽ làm một ngày của bạn hiệu quả hơn. Chúng ta thường để sự mệt mỏi chiến thắng bởi vì chúng ta đã nỗ lực để vượt qua nó (rất lâu sau khi chúng ta mất năng lượng và sự tập trung) và chúng ta không có thời gian để nghỉ ngơi. Thực sự (kiểm tra email và xem YouTube sẽ không giúp bạn sạc lại năng lượng thay vào đó hãy đi dạo, suy nghĩ tích cực).

Chịu trách nhiệm về lượng công việc trong ngày

Một ngày làm việc 8 giờ có thể hiệu quả với bạn nếu bạn chia thời gian của mình thành nhiều phần ngắn. Một khi bạn sắp xếp nguồn năng lượng tự nhiên với nỗ lực của mình, mọi thứ sẽ bắt đầu suôn sẻ hơn. Dưới đây là bốn mẹo giúp bạn hòa vào nhịp điệu hoàn hảo.

Chia ngày của bạn thành các khoảng thời gian hàng giờ: Đương nhiên, chúng ta lên kế hoạch cho những việc cần hoàn thành vào cuối ngày, tuần hoặc tháng, nhưng chúng ta làm việc hiệu quả hơn khi tập trung vào những việc cần làm. Ngoài việc đưa bạn vào đúng nhịp điệu thì việc lập kế hoạch và chia khung thời gian sẽ đơn giản hóa công việc khó của bạn thành các phần dễ dàng quản lý. Vì vậy một khoảng thời gian 52 phút cho bạn là hoàn toàn hợp lý.

Tôn trọng thời gian của bạn: Chiến lược khoảng thời gian hoạt động là sử dụng mức năng lượng cao nhất của mình để đạt được mức độ tập trung cao độ trong một khoảng thời gian tương đối ngắn. Nếu bạn không tôn trọng thời gian của mình bằng cách nhắn tin, kiểm tra email hoặc kiểm tra nhanh Facebook, bạn đã đánh bại toàn bộ mục đích của cách tiếp cận này.

Hãy nghỉ ngơi thực sự: Trong nghiên cứu của Draugiem, họ phát hiện ra rằng những nhân viên nghỉ nhiều hơn thời gian nghỉ tối ưu sẽ làm việc hiệu quả hơn những người không nghỉ. Tương tự như vậy, những người nghỉ giải lao có chủ đích làm tốt hơn những người “tạm nghỉ” nhưng lại cố gắng tách mình ra khỏi công việc của họ. Tránh xa máy tính, điện thoại và danh sách việc cần làm là điều cần thiết cho năng suất. Những giờ giải lao như đi bộ, đọc sách và nói chuyện là những cách hiệu quả nhất để nạp năng lượng vì chúng khiến bạn không phải làm việc.

Đừng đợi đến khi cơ thể yêu cầu bạn nghỉ ngơi: Nếu bạn đợi đến khi mệt mỏi mới nghỉ ngơi thì đã quá muộn – bạn đã bỏ lỡ cơ hội để có được vẻ ngoài đẹp nhất. Việc tuân thủ lịch trình của bạn đảm bảo rằng bạn làm việc khi bạn có năng suất cao nhất và bạn nghỉ giải lao khi không hiệu quả. Hãy nhớ rằng khi bạn mệt mỏi và mất tập trung, nghỉ giải lao ngắn hạn sẽ hiệu quả hơn nhiều so với việc tiếp tục làm việc.

Một trong những cách dễ nhất để bắt đầu chuyển đổi không gian làm việc của bạn là dành 10 phút cuối cùng của ngày làm việc để chuẩn bị bàn làm việc cho ngày hôm sau. Bằng cách đó, bạn không phải bắt đầu một ngày của mình với mớ hỗn độn của ngày hôm qua. Bắt đầu với một bàn làm việc sẵn sàng cho ngày mới có thể có tác động rất lớn đến kỹ năng tư duy và năng suất của bạn.