5 Kỹ Năng Giao Tiếp Trong Công Việc Mà Nhà Quản Lý Cần Biết
Kỹ năng giao tiếp trong công việc đóng vai trò rất quan trọng đối với mỗi chúng ta, đặc biệt là những nhà quản lý. Bởi lẽ đây là những người phải giao tiếp với rất nhiều đối tượng như: nhân viên, ứng viên, cấp dưới, khách hàng, đối tác,… Trong bài viết này, hãy cùng TestCenter.vn tìm hiểu 5 kỹ năng giao tiếp trong công việc mà nhà quản lý cần biết.
Kỹ năng giao tiếp trong công việc là gì?
Có thể hiểu, kỹ năng giao tiếp trong công việc là khả năng sử dụng phương tiện ngôn ngữ nói hoặc ngôn ngữ hình thể để diễn đạt suy nghĩ một cách rõ ràng, nhằm thuyết phục đối phương trong cuộc đối thoại. Đồng thời, thúc đẩy được giao tiếp hai chiều, khiến cuộc nói chuyện trở đạt hiệu quả tốt nhất cho cả đôi bên.
Đây là một trong những kỹ năng mềm cực kỳ quan trọng. Đó là những quy tắc, nghệ thuật ứng xử được đúc rút qua kinh nghiệm thực tế, giúp mọi người giao tiếp hiệu quả hơn.
Hơn thế, kỹ năng giao tiếp là mắt xích quan trọng giúp thúc đẩy kỹ năng làm việc nhóm – kỹ năng mà hầu hết các ngành nghề mà mọi doanh nghiệp đều cần. Trong đó, các hình thức giao tiếp là giao tiếp face – to – face (mặt đối mặt), giao tiếp qua điện thoại, email và mạng xã hội. Các công việc sử dụng kỹ năng giao tiếp nhiều có thể kể đến như phiên dịch, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên telesales,…
Vai trò của kỹ năng giao tiếp trong công việc là gì?
Nói đến vai trò, kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng quản trị của nhà quản lý. Nó đóng vai trò hết sức quan trọng, thể hiện ở các khía cạnh sau:
Thúc đẩy hiệu suất công việc của đội nhóm
Trong môi trường văn hóa công sở, giao tiếp là kỹ năng không thể thiếu. Khi có một kỹ năng giao tiếp tốt, sự giao tiếp giữa bạn với đồng nghiệp, đối tác hay cấp trên đều được diễn ra suôn sẻ. Từ đó, công việc cũng sẽ đạt được hiệu quả cao.
Ngược lại, khi không có kỹ năng giao tiếp khéo léo, những thông tin mà bạn muốn truyền tải đến người khác có thể không rõ ràng hoặc rất dễ bị hiểu sai. Dẫn tới hiệu suất làm việc không được như ý muốn.
Có thể nói, kỹ năng giao tiếp cũng là yếu tố tạo nên một đội ngũ đội nhóm vững mạnh. Khi các thành viên có được kỹ năng giao tiếp tốt, họ sẽ trở nên năng động hơn, dám đưa ra ý kiến của bản thân, để cùng xem xét, thảo luận về công việc chung. Từ đó, cùng nhau đưa ra giải pháp hữu hiệu cũng như mang đến lợi ích tốt nhất cho công ty, doanh nghiệp. Khi có nhiều đội nhóm mạnh, doanh nghiệp chắc chắn sẽ đạt được những thành tựu lớn và phát triển mạnh mẽ hơn.
Gắn kết tinh thần của cấp trên và cấp dưới
Ngoài kỹ năng lãnh đạo, thì một người quản lý cần trang bị cho mình kỹ năng giao tiếp. Khi có kỹ năng giao tiếp tốt, nhà quản lý có thể nhận được sự ủng hộ, hợp tác của nhân viên. Từ đó, phát huy kỹ năng giao việc và hướng dẫn họ thực hiện nhằm tăng hiệu quả chung của dự án, kế hoạch.
Chính vì vậy, kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp nhà quản lý gắn kết và mở rộng mối quan hệ với nhiều người. Đó không chỉ là nhân viên công ty mà còn với nhiều phòng ban và đối tác khác trong công việc. Từ đó, nhà quản lý sẽ tạo ra sự gần gũi và thân thiết hơn trong các mối quan hệ, giúp tăng tính hiệu quả cho công việc.
5 kỹ năng giao tiếp trong công việc dành cho nhà quản lý
Để có thể trở thành một nhà quản lý giao tiếp giỏi, bạn cần phải nắm vững 5 kỹ năng quan trọng sau đây:
Lắng nghe tích cực
Đây chính là kỹ năng giao tiếp quan trọng đầu tiên giúp bạn lấy được cảm tình và thiện cảm từ người khác. Tuy nhiên, trên thực tế, hầu hết mọi người đều chưa học được cách lắng nghe hiệu quả. Chúng ta có xu hướng ngắt lời người khác.
Thay vì nghe và nghĩ xem đối phương đang nói gì, chúng ta thường mặc định rằng đã biết hết những gì đối phương đang định nói. Nhưng sự thật là sẽ rất khó để hiểu những gì người khác cần hoặc muốn nếu chúng ta không dành đủ sự kiên nhẫn và chú tâm vào đối phương khi giao tiếp.
Linh hoạt trong phong cách và phương tiện giao tiếp
Mỗi người có một tính cách khác nhau, do đó phong cách giao tiếp của mỗi người cũng rất khác nhau. Một số người thích gặp mặt trực tiếp, một số người khác thích trao đổi qua điện thoại, cũng có rất nhiều người chỉ muốn dùng Email, nhắn tin, giao tiếp qua mạng xã hội,…
Vì vậy, với những đối tượng khác nhau bạn cần chọn lựa phong cách và phương tiện giao tiếp sao cho thật linh hoạt. Nếu muốn thực hiện giao tiếp hiệu quả, bạn hãy cố gắng liên hệ bằng cách sử dụng phương tiện liên lạc mà đối phương cảm thấy hứng thú nhất.
Lưu ý đến cách diễn đạt qua các kênh giao tiếp
Ngày nay, việc giao tiếp qua các phương tiện truyền thông xã hội là rất phổ biến. Không thể phủ nhận rằng, kênh giao tiếp này đem lại nhiều lợi ích. Nhưng rõ ràng nó cũng ẩn chứa nhiều rắc rối.
Khi giao tiếp qua mạng xã hội, nghĩa là chúng ta đang giao tiếp một cách gián tiếp. Vì gián tiếp nên chúng ta không nhìn thấy mặt nhau để biết ngữ điệu trong giọng nói. Do vậy, hãy cẩn thận với những lời bông đùa của bạn. Vì nó có thể gây ra hiểu lầm hoặc những phản ứng không mong muốn từ đối phương trong cuộc hội thoại.
Giao tiếp với thái độ thân mật
Giao tiếp với thái độ thân mật, niềm nở với nhân viên, ứng viên, đồng nghiệp có thể khiến công việc của bạn suôn sẻ, dễ dàng hơn. Không nên quá cứng nhắc, nhưng cũng đừng quá suồng sã, thoải mái thái quá. Hãy đảm bảo rằng lời lẽ của bạn trong email, các cuộc họp hay cuộc gọi đều mang tính chuyên nghiệp và thân mật vừa đủ.
Lời phê bình mang tính xây dựng
Ở vị trí quản lý, bạn cần phải đưa ra những lời góp ý, những phê bình đối với nhân viên để công việc trở nên tốt hơn. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng, những lời góp ý của bạn mang tính xây dựng, không bị chi phối bởi cảm xúc. Làm sao đó để người mà bạn đang nói chuyện cùng hiểu đúng và đủ về những gì bạn đang diễn đạt.
Nếu nhân viên của bạn làm tốt, hãy dành tặng mọi người những lời khen và tìm cách giúp họ làm tốt hơn nữa bằng những lời phê bình mang tính xây dựng. Bạn cần phải hết sức cẩn trọng trong lời nói và giọng điệu khi đưa ra những lời phê bình.
Kết luận
Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng rất quan trọng đối với nhà quản lý và với bất kỳ ai. Việc trau dồi kỹ năng giao tiếp là hết sức cần thiết. Nó giúp bạn có thể làm tốt hơn công việc, nhận được sự yêu mến của mọi người và phát triển sự nghiệp bản thân nhanh hơn. Hy vọng bạn đã có thêm những điều bổ ích qua bài viết.
Nguồn: testcenter.vn
